Veterinary clinic service officer

Role — Veterinary Clinic Service Officer

Salary 1350-1650

Responsibilities:

- Act as the first point of contact for clients and their pets, in person, by phone, and by email.

- Book and manage appointments and keep the daily schedule running smoothly.

- Welcome clients, check patients in, and keep the reception and waiting area calm and organised.

- Handle billing, payments, and invoices accurately.

- Maintain accurate client and patient records.

- Support the veterinary and nursing team with day-to-day administration.

- Manage follow-ups and reminders for vaccinations, check-ups, and repeat visits.

- Handle enquiries and sensitive situations — including anxious owners and emergencies — calmly and with care.

Requirements:

- Experience in customer service or a front-desk role, ideally in a veterinary or medical clinic.

- A warm, calm manner and genuine comfort around both people and animals.

- Strong organisation and the ability to manage several things at once.

- Greek and English; additional languages an advantage.

- Confident with booking systems and basic computer tasks.

- Empathy and composure when dealing with distressed owners or sick animals.

Ως η «φωνή» και το «πρόσωπο» της κλινικής μας, οι βασικές σας αρμοδιότητες θα είναι:

Υποδοχή & Εξυπηρέτηση: Θερμό καλωσόρισμα των κηδεμόνων και των κατοικιδίων τους, δημιουργώντας ένα κλίμα ασφάλειας και εμπιστοσύνης από την πρώτη στιγμή.

Διαχείριση Ραντεβού: Συντονισμός και προγραμματισμός των επισκέψεων και των χειρουργείων σε συνεργασία με την ιατρική ομάδα.

Επικοινωνία: Διαχείριση των τηλεφωνημάτων, των emails και των μηνυμάτων της κλινικής για την άμεση εξυπηρέτηση των πελατών.

Οργάνωση Γραμματείας: Τήρηση και ενημέρωση των ψηφιακών αρχείων και των ιστορικών των ασθενών στο κτηνιατρικό λογισμικό.

Παραλαβές προιόντων για το κατάστημα της κλινικής.

Ταμειακή Διαχείριση: Έκδοση αποδείξεων/τιμολογίων, διαχείριση πληρωμών και καθημερινό κλείσιμο ταμείου.

Διατήρηση Χώρου: Φροντίδα για την καθαριότητα και την άψογη εικόνα του χώρου της υποδοχής και της αναμονής.

🎯 Απαραίτητα & Επιθυμητά Προσόντα

Αναζητούμε έναν άνθρωπο που αγαπά την επικοινωνία όσο και τα ζώα! Τα βασικά χαρακτηριστικά που θα θέλαμε να έχετε είναι:

Αγάπη για τα ζώα & Ενσυναίσθηση: Πραγματικό ενδιαφέρον για την ευζωία των κατοικιδίων και κατανόηση προς το άγχος ή την ανησυχία των κηδεμόνων.

Επικοινωνιακές Δεξιότητες: Ευγένεια, υπομονή, καθαρός λόγος και ικανότητα διαχείρισης δύσκολων ή επειγόντων περιστατικών με ψυχραιμία και χαμόγελο.

Οργανωτικό Πνεύμα: Ικανότητα multitasking (ταυτόχρονη διαχείριση τηλεφώνων, πελατών στον χώρο και γραφειοκρατίας) και προσοχή στη λεπτομέρεια.

Ψηφιακές Δεξιότητες: Άνεση στη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών (MS Office, emails). Η γνώση εξειδικευμένου κτηνιατρικού λογισμικού θα θεωρηθεί επιπλέον προσόν.

Γλώσσες: Πολύ καλή γνώση της ελληνικής και της αγγλικής γλώσσας (γραπτά και προφορικά).

Προϋπηρεσία: Εμπειρία σε αντίστοιχη θέση υποδοχής, εξυπηρέτησης πελατών ή γραμματείας (ιδανικά σε ιατρικό/κτηνιατρικό χώρο) θα εκτιμηθεί ιδιαίτερα.